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Durchstarter Ausgabe 07/2014

27. Juli 2014

Der Juli ist für mich dieses Jahr ein sehr spannender und auch anstrengender Monat, der viel mit Schule und Lernen zu tun hat. Das ist auch der Grund dafür, warum der Durchstarter deutlich später kommt als sonst üblich.

Das im letzten Monat angekündigte Experiment "unser eigener Schnaps" aus türkischen Kirschen ist inzwischen in die entscheidende Phase eingetreten. Wir haben unser Fässle mit den vergorenen Früchten dem Brenn-Experten gebracht und warten jetzt auf das Ergebnis.

Das Berufliche beschränkt sich in den letzten Wochen auf wenige Themen. Dennoch kann ich im heutigen Durchstarter über drei Bereiche berichten:

Ein paar wenige weitere Erfolge seit dem letzten Durchstarter habe ich ganz am Ende dieser Ausgabe aufgelistet.

Und jetzt wünsche ich gute Erkenntnisse beim Lesen!

Rose Müller


PS: Ebook-Lesen in den Sommerferien? Da hätte ich eines anzubieten:


Urlaubsvertretung - Lernen als Erwachsene

Bereits im Februar hatte ich den Auftrag angenommen, im Juli für die Assistentin der Standortleitung einer Firma bei mir in der Nähe die Urlaubsvertretung zu übernehmen.  Die Aufgaben dabei lesen sich sehr einfach: Termine für den Chef vereinbaren, Telefonate führen, Reisen buchen und einfach schauen, dass es dem Chef gut geht. Obwohl die Aufgaben im Prinzip einfach sind, war mir bei der Auftragsübernahme klar, dass ich bei diesem Auftrag auch Einiges lernen kann:

  • Telefonieren mit fremden Menschen
  • Richtig auf Anfragen reagieren ohne alle Details wirklich zu kennen
  • Umgang mit Mitarbeitern, Handwerkern und Besuchern

Der Auftrag bedeutet aber auch, gut vier Wochen fast jeden Tag von morgens bis abends an der selben Stelle arbeiten und das hatte ich seit über vier Jahren nicht mehr erlebt. So war ich sehr gespannt, wie mir das gefällt und vor allem ob ich alles "blicke". Da ich schon vor 8 Uhr morgens anfangen sollte, dachte ich mir, dass ich abends auf jeden Fall noch meinen anderen Themen nachkommen könnte, denn das Zeitbudget für den gesamten Auftrag ist nach oben begrenzt. Doch die Realität sieht meistens anders aus als die Vorstellung.

Die ersten vier Tage vor Ort waren der Einarbeitung gewidmet und am ersten Tag wollte mich eigentlich der Mut schon verlassen. Ich konnte gar nicht so schnell mitschreiben, wie die Assistentin die anstehenden Aufgaben nebenher erledigt hatte und abends war ich einfach nur platt! Emails lesen ging gerade noch und den Rest des Abends verbrachte ich damit Fußball-WM zu schauen. Am zweiten Tag wurde es gleich um ein Vielfaches besser: ich kannte schon ein paar Gesichter und hatte außerdem während der anstehenden Betriebsversammlung zwei Stunden Zeit, meine Aufschriebe vom Vortag zu sortieren. Das gab mir Sicherheit und ich merkte bei den ersten eigenständig geführten Telefonaten, wie die Erfahrung und das Wissen aus meiner Angestellten-Tätigkeit wieder ans Tageslicht kam. Und die meisten Firmen ticken ähnlich.

Obwohl es inzwischen nur noch drei Arbeitstage und ein halber Tag zur Übergabe zurück an die Assistentin sind, steht die größte "Prüfung" noch bevor. An meinem letzten vollen Arbeitstag wird die Geschäftsführung der Firma unseren Standort besuchen und ein Großteil meiner Arbeit hat sich mit der Vorbereitung dieses Besuchs beschäftigt. Da gibt es Aufgaben wie Hotelbuchung für die Herren, Parkplatz reservieren, Gebäude in Ordnung bringen lassen (!), Agenda vorbereiten, anpassen, ..., Mitarbeiter einladen, Catering beschaffen, und und und. Gut, dass "mein Chef" auch mitdenkt!

Einerseits freue ich mich darauf, ab dem 1. August wieder in meine bisherige Arbeitsroutine zurückzukehren, und andererseits bin ich dankbar für das, was ich lernen durfte. Ich schätze mal, dass es nicht mein letzter Einsatz bei dieser Firma war.

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Webseiten online stellen - schwer gemacht

Ein paar meiner "normalen" Tätigkeiten konnte ich auch im Juli fertig machen. Berichten möchte ich über das Online-Stellen von zwei Webseiten, denn bei beiden war es eine etwas schwerere Geburt.

Beispiel 1:

Hier geht es um den Relaunch einer Webseite eines Netzwerkkollegen. Das neue Design und die Inhalte hatten wir bereits im April bis Anfang Mai beim neuen Provider Worldsoft fertiggestellt. Wir hatten vereinbart, dass ich während seines Urlaubs im Mai den Providerwechsel veranlasse, so dass er nach seinem Urlaub mit der neuen Webseite starten kann.

Ein Providerwechsel geht normalerweise innerhalb weniger Tage über die Bühne. Ich schreibe den bisherigen Provider an, er schickt mir einen bestimmten Code, den ich an den neuen Provider übermittle und schon läuft die Maschinerie für den Umzug los.

Meine Kunde hatte mich schon vorgewarnt, dass es möglicherweise Schwierigkeiten geben könnte mit seinem bisherigen Provider, weil er schon seit über einem Jahr nichts mehr von ihm gehört hätte. Naja dachte ich, wird schon nicht so schlimm werden. Aber es wurde genauso! Meine Email wurde nicht beantwortet, meine Anrufe liefen ins Leere und auch meine Briefe (so richtig mit der Post) führten zu keiner Reaktion. Mein Kunde war schon längst aus seinem Urlaub zurück und ich war noch keinen Millimeter auf dem Weg zum Umzug vorwärts gekommen. Er übernahm jetzt selbst den Telefon-Dienst und bekam nach einigen Telefonaten endlich den derzeitigen Provider an die Strippe. Der versprach, die Kündigung innerhalb von wenigen Tagen zu bearbeiten und uns den Code zu schicken. Doch auch dieses Versprechen wurde erst nach ein paar Wochen und nur unter massivem Druck in die Tat umgesetzt. Endlich hatten wir dann Mitte Juli den ersehnten Code in Händen. Den konnte ich jetzt an Worldsoft schicken und erwartete, dass sich noch am selben Tag das Thema erledigen würde. Aber auch hier mussten wir uns noch ein bisschen in Geduld üben, denn der Umzug einer .com-Adresse kann bis zu 10 Tagen dauern, während die .de-Adressen normalerweise innerhalb eines Tages umgezogen sind. Meine bisherigen Erfahrungswerte bezogen sich alle auf .de-Adressen!

Seit Anfang der Woche ist die neue Seite online und die Email-Adressen wieder funktionsfähig - uff!

Beispiel 2:

Die Verschönerung der Webseite des Gymnasiums, an dem ich das Abitur gemacht habe, habe ich schon mehrfach im Durchstarter erwähnt. Jetzt im Juli - gerade noch rechtzeitig vor den Sommerferien - haben wir den (vor-)letzten Schritt gemacht - wir haben die neue Seite aktiviert. Diese Aktion war im Verhältnis zu meiner bisherigen Arbeit mit dem Webseiten-System zwar relativ unproblematisch, aber dennoch bleibt ein Wermutstropfen. Es funktioniert leider noch nicht alles und mir gehen gerade die Ideen aus, woran das liegen könnte. Insgeheim hatte ich gehofft, dass sich das Problem durch die Produktiv-Schaltung von alleine löst, aber diese Hoffnung hat sich nicht erfüllt.

Wir haben einen Plan B, der aber relativ umständlich ist, und so werde ich mich noch einmal ins Forum begeben müssen, um hier eine Lösung herbeizuführen.

Es war dennoch sehr wichtig und richtig, die Webseite schon mal öffentlich zu machen, weil sie einfach viel freundlicher gestaltet ist und wie man sieht, wird auch die "Aktuelles"-Seite schon sehr gut genutzt

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Organisation Klassentreffen - leicht gemacht

Klassentreffen sind ja eher was Privates. So auch eigentlich unser diesjähriges Treffen anlässlich des 33-jährigen Abiturs. Für mich hat die Organisation trotzdem etwas mit meiner Arbeit zu tun, denn ich habe die Terminvereinbarung und die Einladungen übernommen - und mit dem von mir genutzten Webseiten-System erledigt. Vor drei Jahren habe ich uns eine kleine Webseite erstellt, die nur für Klassenkameraden zugänglich ist und so habe ich die dort vorhandenen Daten genutzt.

Für mich war der Aufwand sehr überschaubar, denn das Email-Marketing-Modul "Event-Newsletter" ist genau für solche Zwecke entwickelt worden und ich habe es einfach "nur eingesetzt". Mit der ersten Rundmail habe ich den "besten" Termin abgefragt und mit der zweiten Rundmail-Aktion wurden alle Klassenkameraden über ca. 4 Monate solange immer wieder an den Termin erinnert, bis sie sich an- oder abgemeldet hatten - vollautomatisch. Viele wollten sich natürlich sowieso anmelden, aber ein paar der Mitschüler haben mir beim Fest bestätigt, dass sie nur aufgrund meiner Hartnäckigkeit zugesagt haben. Toll! Immerhin waren 30 der fast 70 Klassenkameraden anwesend und mindestens 15 konnten leider aufgrund anderer Verpflichtungen nicht kommen.

Erleichternd kommt in unserem Jahrgang natürlich hinzu, dass eine unserer Mitabiturientinnen ein Restaurant in unserer Nähe betreibt und wir uns dort immer treffen können. Und dennoch muss jemand die Initiative ergreifen, ein Treffen zu organisieren und das mache ich gerne!

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weitere Erfolge seit dem letzten Durchstarter

Datenschutz

  • Aufforderung zur Angebotsabgabe Datenschutzbeauftragte

Webmasterin / Internetprojekte

  • Online-Schaltung der beiden o.g. Webseiten

Netzwerk / Kooperationen

  • Zusammenarbeit im Netzwerk Risiko-Experten weiter ausgebaut

Office-Expertin

  • in meinem Urlaubsvertretungs-Job gezeigt, was ich kann - vielleicht ergibt sich etwas

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